Отдел контроля и документированного обеспечения

Руководство

Дуйсенбекова Дарига Нукеновна

начальник отдела

Кадровый состав

Нурбекова Бактыгул Пралиевна

Главный специалист

Жаманова Динара Ильясовна

Главный специалист

Наринова Ляззат Айдарбековна

Ведущий специалист

Ерекешева Сауле Амангельдиевна

Специалист архивариус

Мырзакулова Алина Бақбергенқызы

Специалист

История создания

Отдел контроля и документационного обеспечения(далее - отдел) является структурным подразделением АО «Медицинский университет Астана» (далее - Общества) и входит в состав управления кадровой работы и правового обеспечения. Отдел в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Республики Казахстан, Уставом Общества, распорядительными документами Общества, внутренними актами. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый и освобождаемый от должности приказом Ректора Общества по представлению начальника управления. Курирование деятельности отдела контроля и документационного обеспечения осуществляют Проректор по административной и экономической деятельности, начальник управления кадровой работы и правового обеспечения. 

Задачи

  1. давать указания структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции отдела и вытекающим из функций, которые перечислены;
  2. требовать и получать от структурных подразделений Общества материалы, необходимые для осуществления деятельности делопроизводства;
  3. требовать предоставление отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;
  4. возвращать исполнителю документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;
  5. вносить предложения руководству Общества о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц по результатам проверок;
  6. давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
  7. подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью;
  8. вносить предложения в управление кадровой работы и правового обеспечения и руководству о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников отдела, нарушающих трудовую дисциплину.

Функции

  1. ответственность за главную печать университета (начальник отдела);
  2. ведение делопроизводства в Обществе;
  3. обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению;
  4. контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением;
  5. работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения внешних документов текущего делопроизводства, а также приказов и распоряжений руководства;
  6. разработка инструкций по делопроизводству и их внедрение;
  7. поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства;
  8. методическое руководство делопроизводством в подразделениях Общества;
  9. формирование, хранение и своевременная сдача дел в архив;
  10. составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением;
  11. разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных работников, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений
  12. разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней;
  13. разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности отдела;
  14. разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну;
  15. согласование исходящей корреспонденции, направляемой в государственные органы власти;
  16. формирование архивного фонда Общества;
  17. составление и утверждение графика приема дел долгосрочного и постоянного хранения в архив Общества, согласно номенклатуре дел, прием, обработка и выдача в производственных целях по заявкам руководителей подразделений документов постоянного хранения по описи дел структурных подразделений;
  18. составление сводной номенклатуры дел и ее корректировка, в соответствии со структурными изменениями и утверждение номенклатуры дел в Национальном архиве РК;
  19. организация работ по внедрению государственного языка в делопроизводство Общества.

Контакты

ул. Бейбитшилик, 49а
(Главный корпус),
2-этаж, 204-каб.

тел.: 8(7172) 53-94-54, 53-94-53